konflikt på jobb og bruk av epost

Tredje innlegg i en serie av tre

- konflikt på jobb oppstår både mellom individer, grupper eller i hele organisasjonen - som oftest medarbeidere imellom eller mellom medarbeider og deres ledere.

konflikt på jobb

Hva kan skje når e-poster erstatter muntlig kommunikasjon med tanke på konflikt på jobb?

Hvordan e-poster kan utløse konflikttriggere

Denne bloggen som består av tre innlegg ser på bruk av e-post og hvordan det kan påvirke konflikt på jobb. I det første innlegget var vi inne på ulike trekk ved skriftlig og muntlig kommunikasjon. Deretter forklarte vi typiske triggere som utløser konflikt på jobb. Her viser vi hvordan bruk av e-post kan utløse disse triggerne og føre til konflikt på jobb.

Egenskaper ved e-post som kan eskalere en konflikt på jobb

Som allerede nevnt er det en del ulikheter mellom "ansikt-til-ansikt"-kommunikasjon og kommunikasjon via e-post, ulikheter som gjør at e-poster har en del egenskaper som kan eskalere konflikt på jobb: 

  • Manglende tilbakemeldinger
    E-poster har en svært begrenset mulighet for umiddelbare reaksjoner på det som skjer i kommunikasjonen - som feks. å rette opp misforståelser. Dette øker muligheten for bruk av aggressivitet, at man oppfattelsen av motparten forverres og at relasjoner svekkes.
  • Redusert mulighet for kroppsspråk
    Mangelen på kroppsspråk i e-poster reduserer effekten av sosiale normer. Dette øker muligheten for bruk av aggresivitet, at oppfattelsen av den andre forverres og at problemer blir vanskeligere å løse.  
  • Lange e-poster
    Lange e-poster er anderledes måten vi vanligvis kommuniserer på. Noe som kan medføre at det originale budskapet letter blir oversett, eller at det kun blir det mest provoserende som blir sett og respondert på. Noe som igjen kan forverre oppfattelsen av den andre og at problemer blir vanskeligere å løse.. 
  • Overdrevet oppmerksomhet på negative tolkninger
    E-poster gir tid til grundig gjennomlesing og til overdreven oppmerksomhet på negative tolkninger. Slik blir en gjerne mer fastlåst i egen sin oppfatning av situasjonen og mindre innstilt på kompromiss, Noe som kan legge til rette for bruk av aggresivitet og at problemer blir vanskeligere å løse.

Noe som imidlertid kan redusere slike negative sider ved bruk av e-post og følgelig konflikt på jobb er sterke og gode relasjoner. 

Hva skjedde så med forhandleren i blogg som opplevde konflikt på jobb?

Etter det første møtet gikk de første rundene med e-post greit. Etter en del fram og tilbake oppstod det en del forsinkelser og han måtte snakke med noen andre for å få tak mer informasjon om produktet og markedet. At forhandleren hadde snakket med noen andre om dette, fikk motparten vite om før forhandleren hadde rukket å informere om det, bl.a. fordi motparten var vanskelig å få tak i. Resultatet av det var at kommunikasjonen snudde helt. Den neste e-posten forhandleren fikk var fullstendig avvisende - det kom en rekke beskyldninger om hva han var og ikke var. Forhandleren forsøkte å roe ned og få til en avtale, men det viste seg umulig. Hele forhandlingen førte til en konflikt på jobb, uten noen avtale og en tap-tap-situasjon.

Hvorfor skjedde dette? Det var ingen sterke relasjoner mellom partene. De hadde altså ikke fått bygget opp nok tillit til å kunne håndtere evt. problemer som dukket opp. Når det først oppstod vanskeligheter var det derfor lettere å være aggressiv samt at oppfattelsen av den andre ble forverret. Kunne dette vært unngått? Muligens, hvis relasjonene hadde vært sterkere og at begge hadde vært klar over begrensningene i skriftlig kommunikasjon og slik hadde hatt en høyere sperre for å ty til konflikttriggere.


Er så eskalering av konflikt på jobb innebygd i e-post, eller skyldes det måten vi bruker denne teknologien på? Forskning tyder på det første - at det er del innebygde egenskaper i e-post som fører til eskalering. I alle fall øker bruk av e-post risikoen for at konflikt på jobb eskalerer. Betyr det at man skal la være å bruke e-post når det oppstår konflikter? Langt på vei kan det være fornuftig – ta heller en telefon, videomøte eller møt personer fysisk når det oppstår konflikter. Bruk av e-post har imidlertid så store fordeler, at om man lærer seg å håndtere e-postens begrensninger, kan risikoen for eskalering av konflikt på jobb reduseres og kanskje til og med fjernes.

Erfaring & 

spisskompetanse

👉 Vi har lang erfaring med konflikthåndtering og tilbyr bistand i å forstå, forebygge og håndtere ulike typer av konflikter.

 

👉 Vi tilbyr også lederstøtte innen relasjonsledelse og administrativ ledelse, gjennom coaching, veiledning, rådgivning, mentoring og kurs.



konflikt på jobb
ståle stenersen

Executive Neuroscience Coach


Ståle er Executive Neuroscience Coach med sertifisering fra International Coach Federation (ICF). Han er lektor og har mastergrad i endringsledelse.


Ståle Stenersen

📞 + 47 976 77 281

📧 stale@conceptaconsulting.no

konflikt på jobb
reinert kamøy

Coach og konfliktspesialist


Reinert har lang erfaring med  ledelse, team- og organisasjonsutvikling samt konfliktløsning i både private og offentlige organisasjoner og har en mastergrad i konfliktmegling. 


Reinert Kamøy

📞 +47 454 86 814

📧 reinert@kamoy.no

Sliter du med konflikt på jobb?

Vi hjelper deg gjerne! 

...råd utenfra kan ofte være godt!