konflikt på jobb og bruk av epost

Første innlegg i en serie av tre

- konflikt på jobb oppstår både mellom individer, grupper eller i hele organisasjonen - som oftest medarbeidere imellom eller mellom medarbeider og deres ledere.

konflikt på jobb

Hva kan skje når eposter erstatter muntlig kommunikasjon med tanke på konflikt på jobb?

Denne bloggen ser på bruk av epost og hvordan det kan påvirke konflikt på jobb. I dette første innlegget av tre, ser vi på ulike trekk ved skriftlig og muntlig kommunikasjon. I neste innlegg forklarer vi typiske triggere som utløser konflikt på jobb. I det siste viser vi hvordan bruk av epost kan utløse disse triggerne og føre til konflikt på jobb.

forhandler, 60 år

konflikt på jobb førte til at forhandlingene skar seg!


Da jeg for kort tid siden skulle forhandle fram en avtale om rettigheter for markedsføring av et produkt, var det av ulike årsaker vanskelig å møtes fysisk. Vi klarte å samles til et første fysisk møte, men som kom Covid-19 og vanskeliggjorde ytterligere fysiske møter i forhandlingene. I tillegg var en av partene mye på reise med til dels dårlig mobildekning, og forhandlingene måtte derfor i stor grad føres vis eposter. Det viste seg å være meget utfordrende og medførte senere konflikt på jobb med avbrutte forhandlinger som sannsynligvis kunne vært unngått med å møtes ansikt til ansikt. 


Dette er ikke uvanlig. Mange av dere har sikkert opplevd at "små ting" blir store når de kommuniseres i en epost. Dette kan føre til konflikter på jobb. Hva er det som gjør at nettopp eposter kan utløse en konflikt på jobb?

Skriftlig vs. muntlig kommunikasjon

Som vi vet er ikke begge parter fysisk tilstede samtidig når eposten blir skrevet. Det betyr at samtalen er enveis, dvs. at det ikke er en samtale, men en rekke beskjeder etter hverandre. For det andre er epost tekstlig, dvs. det er ingen auditive (lydmessige) eller visuelle nyanser. Eposter har imidlertid noen muligheter som ikke er til stede ved ansikt-til-ansikt kommunikasjon: De kan granskes om og om igjen, samt at de kan korrigeres mange ganger før de sendes. I tillegg kan man også «stable» lange rekker av synspunkter uten at den andre part kommenterer underveis. Eposter er dessuten også typisk skrevet kun i nærvær av en dataskjerm og mangler derfor ofte bevisstheten om menneskelig følsomhet.

I dialoger ser du hvordan den andre reagerer og justerer dialogen der og da. I eposter er ikke det mulig og risikoen for utilsiktede fornærmelser uten mulighet til redde situasjonen oppstår lettere. Dette «ping-pong spillet» i en dialog bidrar til å fokusere og holde dialogen i en positiv tone. Det motvirker tap av ansikt og reparerer dialogen så problemer, misforståelser og feil kan løses raskt og underveis. I eposter er det ikke mulig på samme måte å tilpasse dialogene. Spesielt i en lengre post, vil resten av teksten bli lest farget av en evt. misforståelse, og risikoen for eskalering av en konflikt på jobb blir større.

Ikke-språklige og følelsesmessige tegn på intensjon og humør er fraværende, noe som kan føre til at følelsesmessige erfaringer intensiveres. Det betyr også at man må være forsiktig med humor, da det lett kan misforstås.

Det asynkrone aspektet ved eposter kan imidlertid også være med på å kjøle ned en part ved at en får tid til å tenke seg om. På den andre siden kan den tidsmessige forskyvingen uten sosial kontakt, også medføre en eskalering av en konflikt på jobb.

Ved kommunikasjon mellom parter er det viktig at partene får en felles forståelse for kommunikasjonen og hvordan man deltar i den. Denne «jordingen» er viktig fordi tale er flyktig og man derfor må forstå når man skal snakke noe som skjer ved at man gir hverandre signaler om når det kan skje. Ansikt-til-ansikt kommunikasjon kjennetegnes av:

  1. Samtidig tilstedeværelse: Man er til stede sammen og forholder seg til samme inntrykk. 
  2. Synlighet: Begge parter ser hverandre og reaksjonene.
  3. Hørbarhet: Tillater begge parter å høre timing og intonasjon i talen.
  4. Samtidig midlertidighet: Alle parter mottar en ytring samtidig som den ytres.
  5. Samtidighet: Begge kan motta og sende beskjeder umiddelbart.
  6. Sekvensielt: Man forstår når det er ens tur og hva som kommer etter hverandre i samtalen.

Ingen av disse er til stede ved epostkommunikasjon. Siden man ikke er fysisk til stede med hverandre og man ikke kan se eller høre hverandre og man derfor mangler kontekstuelle signaler (tap av 4 og 6), medfører det store «kostnader» for forståelsen av kommunikasjonen. Noe som igjen vanskeliggjør «jordingen» av kommunikasjonen. I eposter er man helt fratatt muligheten for å gi og motta signaler der og da (grunnet tap av 1, 2, 3 og 5), noe som også hemmer «jordingen» og påfører tap av informasjon.

I denne bloggen har vi sett litt på ulike trekk ved skriftlig og muntlig kommunikasjon.


I den neste bloggen i denne serien skal vi se litt mer på hva som er typiske årsaker eller triggere til konflikt på jobb. 



Erfaring & 

spisskompetanse

👉 Vi har lang erfaring med konflikthåndtering og tilbyr bistand i å forstå, forebygge og håndtere ulike typer av konflikter.

 

👉 Vi tilbyr også lederstøtte innen relasjonsledelse og administrativ ledelse, gjennom coaching, veiledning, rådgivning, mentoring og kurs.



konflikt på jobb
ståle stenersen

Executive Neuroscience Coach


Ståle er Executive Neuroscience Coach med sertifisering fra International Coach Federation (ICF). Han er lektor og har mastergrad i endringsledelse.


Ståle Stenersen

📞 + 47 976 77 281

📧 stale@conceptaconsulting.no

konflikt på jobb
reinert kamøy

Coach og konfliktspesialist


Reinert har lang erfaring med  ledelse, team- og organisasjonsutvikling samt konfliktløsning i både private og offentlige organisasjoner og har en mastergrad i konfliktmegling. 


Reinert Kamøy

📞 +47 454 86 814

📧 reinert@kamoy.no

Sliter du med konflikt på jobb?

Vi hjelper deg gjerne! 

...råd utenfra kan ofte være godt!